Depuis sa création, les calendriers partagés n'ont cessé de faire débat dans les entreprises, clubs et associations. Cet agenda numérique permet d'économiser du temps et des efforts et offre une meilleure coordination au sein de l'organisation. Quels sont les avantages de l’utiliser ?
Un calendrier partagé : pourquoi doit-on faire ?
Un calendrier communautaire ou un calendrier partagé est principalement un calendrier en ligne. Vous pouvez le créer sur une plateforme dédiée et le consulter à votre guise. Dans une entreprise, il est utilisé pour organiser des réunions. Il vous permet notamment de planifier la date, l'heure et le lieu de vos rendez-vous sans consulter chaque participant. En bref, il rassemble les calendriers de tous les membres d'une entreprise ou d'une organisation en un seul endroit.
En partageant des calendriers, vos employés ou collaborateurs peuvent accéder aux événements d'autres personnes. Cela fournit une source d'organisation et de planification pour votre entreprise. Avec cette solution de gestion, vous pouvez tenir votre équipe informée de la disponibilité de chacun. En plus du partage, l'utilisation d'un calendrier partagé est également idéale pour planifier des événements.
Choisissez le calendrier partagé pour un gain de temps
Le fait d'organiser une réunion ou planifier un rendez-vous peut être un travail fastidieux et douloureux : contacter les participants un par un, trouver des plages horaires dans leurs agendas, se renseigner sur la disponibilité des salles de réunion… Ces tâches peuvent prendre du temps et nécessiter quelques déplacements. Le privilège de choisir un calendrier partagé c’est qu'il autorise d’acquérir un temps idéal. De plus, la planification de rendez-vous ou de réunions devient plus rapide et plus organisée avec ce calendrier. Fini les allers-retours avec chaque participant essayant de choisir la date ou l'heure idéale. Vous pouvez désormais le faire en quelques clics via votre espace communautaire en ligne.
En consultant simplement les calendriers de vos collègues, vous pouvez voir quand ils sont disponibles. En effet, le calendrier partagé fait tout pour vous. Beaucoup ont même dit que cet outil innovant ressemble à plusieurs personnes qui font toute la planification pour vous. Vous gagnez du temps et permettez à votre équipe de mieux se concentrer sur ses tâches principales.
En optant pour un calendrier partagé, renforcer le travail en team
La transparence est fondamentale pour le fonctionnement normal de l'équipe. En utilisant un calendrier en ligne, vous pouvez améliorer le travail d'équipe dans votre entreprise. En fait, les calendriers communautaires facilitent la circulation de l'information. Fini le stress, l'oubli et la frustration dus au manque d'organisation. Chacun de vos employés a les mêmes informations en même temps. Cela permet à votre entreprise d'être plus productive. En fait, cet outil de communication peut être facilement modifié.
En outre, vous serez rappelé de tout ce qui se passe dans le projet. En cas de réorganisation soudaine, tout le monde reçoit un message, une notification ou un appel téléphonique. Modifications de programmes, annulations d'événements, tâches à effectuer rapidement, toutes ces informations sont transmises à votre équipe en temps réel. En effet, le calendrier numérique s'actualise automatiquement lorsque des modifications sont apportées.